Деловые встречи. Куда мы без них в бизнесе.
В мире, где время - деньги, эффективные встречи имеют ключевое значение. Не только для успеха, но и для вашего персонала. Согласно исследованию по этой теме, 47% опрошенных назвали «слишком много встреч» основной тратой времени в своей деловой жизни, тогда как 39% людей признались, что умудрялись фактически задремать в середине встречи. Вряд ли самый продуктивный способ провести время в офисе.
Так как же вам избежать того, чтобы ваши сотрудники чувствовали, что они зря тратят время? Вот восемь способов сделать ваши встречи эффективными, действенными и продуктивными:
1. Вам действительно нужно собрание с сотрудниками?
Первый вопрос, который нужно задать, - нужна ли вам встреча вообще. Может ли это быть решено по электронной почте? Или ваши коллеги должны отойти от своих столов, чтобы обсудить что-то, что на самом деле можно было бы обсудить по телефону во время 10-минутной конференц-связи?
2. Выберите правильное время
Если вам действительно нужна встреча, тогда назначьте подходящее время дня. Не выбирайте слишком раннее время, оставляя коллегам мало времени для приготовления своего утреннего кофе. И не планируйте прямо до обеда. Иначе вы рискуете потерять внимание людей, поскольку их разум отвлекается на урчание в животе. Сразу после обеда - вы будите наблюдать их сонливость. Уровень концентрации не будут такими высокими, потому что люди, естественно, больше устают сразу после еды.
Наконец, избегайте конца рабочего дня, когда люди готовятся к выходу из офиса. Встреча скорее всего пройдет в спешке, а уровень концентрации будет еще ниже.
Лучшее время - с 9 до 11 и с 14 до 16 со вторника по четверг. Не надо пятничных встреч, пожалуйста.
3. Имейте четкую повестку дня
Имейте четкую повестку дня и придерживайтесь ее, чтобы вы и все присутствующие точно знали, что и когда будет обсуждаться. Это будет способствовать не завести разговор в тупик, но если вы видите, что это все-таки происходит, возьмите в фокус повестку дня и это поможет вернуться в нужное русло. Бонусные баллы за рассылку повестки дня всем участникам до встречи. Не забывайте о важном - в конце предоставить людям возможность высказать свое мнение.
4. Приглашайте только нужных людей
Говоря об участниках встречи, приглашайте только тех, кто действительно необходим. Тебе правда нужны четыре человека из одной команды? Хорошо подумай. Если это не добавит ничего продуктивного и не принесет какое-либо делового преимущества, не приглашай их.
5. Убедитесь, что в вашем помещении есть подходящая мебель
Мы рекомендуем профессиональную конференц-мебель Burgess. В ней предусмотрены все необходимые конфигурации и дополнительные опции для решения любой задачи связанной с проведением как больших конференций, как и локальных переговоров.
Скорее всего, ваша встреча будет проходить в офисе, поэтому вам понадобится мебель, которая подойдет именно вам. Вам нужны розетки? Кабель-каналы для подключения оборудования? Скрытые панели? Столы с откидным верхам Burgess Configure-8, идеально подходят для таких ситуаций, поскольку в них есть все эти устройства и приспособления.
6. Обеспечьте людям комфорт
Пока мы говорим о мебели, эргономика имеет важное значение. Вы ведь не хотите, чтобы участники ерзали на неудобных сиденьях, а это значит, что они не фокусируются на поставленной задаче. Не говоря уже о том, чтобы страдать от плохой осанки. Выберите сидения с подушками из пено-полистирола, такими как Vario-Allday ™, в комплекте с поясничной опорой или Forum с гибкой дышащей сетчатой спинкой и дополнительными подлокотниками. Почему бы не просмотреть весь спектр профессиональной конференц-мебели? Выберите лучшее, то что подходит именно для ваших задач.
7. Делайте заметки
Это важно, если вы хотите добиться цели. Либо приглашайте кого-нибудь делать заметки, либо напишите сами на доске так что бы за этим было удобно следить всем присутствующим. И не забудьте убедиться, что все уходят, точно зная, что им нужно делать дальше.
8. Следите за временем
Если вы назначаете встречу продолжительностью не более получаса, придерживайтесь ее. Скорее всего, у всех участников будет много другой работы или других встреч, поэтому не позволяйте собраниям выходить за рамки. Начните вовремя, и закончите вовремя. Беспокоитесь, что не успеете все обсудить? Запланируйте немного более длинную встречу или обратите внимание на пункте 3 этой статьи.
Чтобы ознакомиться с полным ассортиментом мебели для совещаний и конференц-мебели, свяжитесь с нами, и мы вышлем вам каталог или наш менеджер подъедет к вам в гостиницу на встречу с образцами материалов. Или вы можете ознакомиться с мебелью в нашем демонстрационным зале. Здесь представлены столы, стулья, трибуны для выступлений, полы для танцев, тележки для перевозки столов и стульев.